In 2025 steht eine gro脽e Ver盲nderung f眉r die g盲ngigen Gesch盲ftspraktiken in Deutschland an: Zum 1. Januar erfolgt die verpflichtende Einf眉hrung der E-Rechnung. Diese Neuerung ist besonders relevant f眉r Projektmanager und Finanzprofis in der Immobilienentwicklung, da sie die Art und Weise ver盲ndert, wie Transaktionen dokumentiert und verarbeitet werden.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Sie zur Einf眉hrung der E-Rechnung wissen sollten.
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Die Bezeichnung E-Rechnung bezieht sich auf die elektronische Erstellung, 脺bermittlung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Lieferanten und K盲ufern in einem standardisierten digitalen Format. Im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen, die in Papierform, PDF oder anderen nicht standardisierten Formaten gesendet werden, sind E-Rechnungen so konzipiert, dass sie automatisch von den Finanzsystemen des Empf盲ngers gelesen und verarbeitet werden k枚nnen. Dadurch reduziert sich die manuelle Dateneingabe und Prozesse werden beschleunigt. Technisch gesehen handelt es sich um eine XML- oder UBL-Datei, die maschinenlesbar ist. Diese Dateien k枚nnen um eine von Menschen lesbare Version erg盲nzt werden, zum Beispiel einem PDF. Wichtig zu beachten: Nur die menschenlesbare Version reicht nicht aus, um als E-Rechnung zu gelten.
Mehr 眉ber den E-Rechnungsstandard erfahren Sie im
Vorschriften zur E-Rechnung auf EU-Ebene und in Deutschland
Die Umstellung auf die E-Rechnung wird von der Europ盲ischen Union (EU) vorangetrieben, mit dem Ziel Effizienz und Transparenz zu steigern und Betrugsf盲lle zu verhindern. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU 眉ber die elektronische Rechnungsstellung im 枚ffentlichen Auftragswesen verpflichtet zur Einf眉hrung von E-Rechnungsstandards f眉r Transaktionen im 枚ffentlichen Sektor. Diese Richtlinie haben viele EU-Mitgliedstaaten auf den privaten Sektor ausgeweitet.
In Deutschland ist die Einf眉hrung der E-Rechnung Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie. Die deutsche Regierung hat bereits E-Rechnungsanforderungen f眉r B2G-Transaktionen (Business-to-Government) eingef眉hrt. Ab 2025 wird diese Verpflichtung auf B2B-Transaktionen (Business-to-Business) ausgeweitet. Das neue Mandat wird Unternehmen verpflichten, ein Format zu verwenden, das mit der EN 16931 (z.B. das Format XRechnung) kompatibel ist. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein standardisiertes XML-basiertes Format, das die Einhaltung nationaler und EU-Vorschriften gew盲hrleistet.
Vorteile der E-Rechnung f眉r Unternehmen
Das mag zun盲chst aufw盲ndig klingen, bringt jedoch letztendlich viele Vorteile f眉r Unternehmen:
1. Kostensenkung: Die E-Rechnung reduziert die Kosten f眉r Papierrechnungen, einschlie脽lich Druck-, Porto- und Lagerkosten. Dar眉ber hinaus senkt sie die Verwaltungskosten, indem durch sie die manuelle Verarbeitung minimiert wird.
2. Fehlervermeidung: H盲ufig kommt es bei manueller Eingabe oder OCR zu falschen Daten眉bertragung. Zeitliche Verz枚gerungen und kostspielige Fehler sind die Folge, diese f眉hren wiederum zu falschen Zahlungen und unzuverl盲ssigen Reportings.
3. Erh枚hte Effizienz: Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung standardisiert die Rechnungsbearbeitung, Zahlungen k枚nnen schneller geleistet werden, Fehler werden minimiert und das Cashflow-Management verbessert. Diese Effizienz ist besonders im Baugewerbe von Vorteil, schlie脽lich sind gerade in diesem Bereich zahlreiche Auftragnehmer und Lieferanten in komplexe Transaktionen eingebunden.
4. Compliance und Betrugspr盲vention: Die E-Rechnung verbessert die Einhaltung steuerlicher Vorschriften, indem sie sicherstellt, dass Rechnungen den erforderlichen Standards entsprechen und leicht nachvollziehbar sind. Das digitale Format verringert auch das Risiko von Rechnungsbetrug, was in gro脽 angelegten Bauprojekten eine erhebliches Problem sein kann. Au脽erdem werden Audits einfacher und schneller durchgef眉hrt, was wiederum zur Senkung von Kosten beitr盲gt.
5. Umweltauswirkungen: Durch die Abschaffung von Papierrechnungen unterst眉tzt die E-Rechnung Nachhaltigkeitsbestrebungen und tr盲gt dazu bei, den CO鈧-Fu脽abdruck von Unternehmen zu verringern.
Welche Unternehmen m眉ssen ab 2025 die E-Rechnung verwenden?
Ab 2025 sind alle in Deutschland t盲tigen Unternehmen verpflichtet, f眉r B2B-Transaktionen E-Rechnungen zu verwenden. Hiebei gibt es jedoch Ausnahmen. Diese Verpflichtung gilt f眉r Unternehmen aller Gr枚脽enordnungen, von kleinen Unternehmen bis hin zu gro脽en Konzernen, einschlie脽lich der Bau- und Immobilienbranche. Die Anforderung wird f眉r Gesch盲ftsbeziehungen zu anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands gelten und m枚glicherweise auch f眉r grenz眉berschreitende T盲tigkeiten innerhalb der EU, diese Entwicklung ist abh盲ngig von zuk眉nftigen regulatorischen Entwicklungen.
Ausnahmen der E-Rechnungsverordnung
Obwohl die E-Rechnungsverordnung weitreichend ist, gibt es einige wichtige Ausnahmen, die f眉r Unternehmen relevant sind:
- Grenz眉berschreitende Rechnungen: Derzeit gilt das Mandat nur f眉r Unternehmen innerhalb Deutschlands. Grenz眉berschreitende Rechnungen sind von der Regelung ausgenommen.
- Private Personen: Private Personen sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu senden oder zu empfangen.
- Kleinere Rechnungen: Rechnungen mit einem Bruttobetrag von weniger als 250 鈧 und Rechnungen ohne Steuerbetrag sind von der E-Rechnungsanforderung ausgenommen.
- Vor眉bergehende Ausnahmen:
- Bis Ende 2025 k枚nnen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen senden.
- Wenn der Umsatz eines Unternehmens im Jahr 2024 weniger als 800.000 鈧 netto betr盲gt, k枚nnen sie bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen verwenden.
- Bis Ende 2027 k枚nnen E-Rechnungen in jedem digitalen Format gesendet werden, was bedeutet, dass PDFs weiterhin akzeptiert werden.
Wie SA国际传媒 bei der E-Rechnung hilft
W盲hrend sich Unternehmen auf die E-Rechnungsvorgabe f眉r 2025 vorbereiten, bietet SA国际传媒 zuverl盲ssige 尝枚蝉耻苍驳别苍, um den 脺bergang zu erleichtern und die Einhaltung sicherzustellen. So unterst眉tzt SA国际传媒 Ihr Unternehmen:
- Rechnungsvisualisierung: Eine der Herausforderungen bei E-Rechnungen ist die Visualisierung von strukturierten Daten. E-Rechnungen, die typischerweise im XML-Format vorliegen, sind in ihrer Rohform f眉r Benutzer schwer lesbar. SA国际传媒 l枚st dieses Problem, indem es strukturierte E-Rechnungsdaten in benutzerfreundliche Ansichten umwandelt, sodass Benutzer sinnvoll mit den Daten umgehen k枚nnen, ohne sich mit den Komplexit盲ten von XML-Dateien auseinandersetzen zu m眉ssen.
- Automatische Verarbeitung: SA国际传媒 erm枚glicht die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen und stellt sicher, dass sie in verschiedenen Formaten und 眉ber verschiedene Kan盲le akzeptiert werden. Ob Rechnungen manuell hochgeladen, per Projekt-E-Mail empfangen oder 眉ber APIs integriert werden, SA国际传媒 verarbeitet sie effizient. Sobald eine Rechnung genehmigt ist, kann sie nahtlos 眉ber verschiedene Datenintegrationsmethoden, einschlie脽lich E-Mail, gesendet werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.
- Verbesserte Datenverarbeitung: E-Rechnungen enthalten mehr Daten als herk枚mmliche PDFs, einschlie脽lich zus盲tzlicher Felder, die f眉r die Finanzanalyse und Berichterstattung entscheidend sind. Die Plattform von SA国际传媒 ist darauf ausgelegt, diese zus盲tzlichen Datenpunkte zu verarbeiten, um detailliertere Einblicke und ein verbessertes Finanzmanagement zu erm枚glichen.
Vorbereitung auf die E-Rechnungsvorgabe
Folgende Schritte sollten Bauprojektentwickler und Finanzprofis jetzt unternehmen, um sich auf die E-Rechnungsvorgabe vorzubereiten:
- Aktuelle Systeme bewerten: 脺berpr眉fen Sie, ob Ihre derzeitigen Rechnungs- und Finanzsysteme mit den E-Rechnungsanforderungen, insbesondere dem XRechnung-Format, kompatibel sind. Wenn Sie SA国际传媒-Kunde sind, k眉mmern wir uns um die ordnungsgem盲脽e Verarbeitung 鈥 眉berpr眉fen Sie jedoch Ihre Finanzbuchhaltung, Ihre Verm枚gensverwaltung und Ihre ERP-Systeme.
- Investieren Sie in Softwarel枚sungen: Erw盲gen Sie ein Upgrade auf Software, die die E-Rechnung unterst眉tzt und die in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden kann. Wenn Sie bereits SA国际传媒 verwenden, k枚nnen Sie beruhigt sein, da wir die neuen Funktionen rechtzeitig zur Einhaltung der regulatorischen Fristen bereitstellen.
- Mitarbeiter schulen: Bilden Sie Ihre Projektmanager sowie Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams in Bezug auf die E-Rechnungsstandards weiter.
- Mit Partnern zusammenarbeiten: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um sicherzustellen, dass sie sich auf die Einf眉hrung der E-Rechnung vorbereiten.
Zusammenfassend l盲sst sich sagen, dass die Verordnung einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz f眉r Gesch盲ftsbeziehungen in Deutschland darstellt.
M枚chten Sie auf dem Laufenden bleiben? Melden Sie sich jetzt f眉r unseren Newsletter an!
.avif)
